Privatlivspolitik

Vildmark

Vildmark

Kano

Kano
Klatring

Klatring

Vinterfjeld

Vinterfjeld

Fjeldsamarit

Fjeldsamarit

Fjeldgruppen.dk

Fjeldgruppens Privatlivspolitik

 

Generelt»

 

Persondatahåndtering i Fjeldgruppen

 

Kursusdeltagere

Kontaktoplysninger indsamles via Medlemssystemet ved tilmelding.

 

Følgende informationer indsamles:

•For- og efternavn

•Fødselsdato

•Postnummer

•Email

•Telefonnummer

•Kostparadigmer

•Fototilladelse (ja/nej)

•Tilladelse til at dele kontaktoplysninger

(Navn, email, telefonnummer og postnummer) med øvrige kursusdeltagere

bl.a. af hensyn til samkørsel.

•Korps

•Gruppe

 

Fjeldgruppens bestyrelse og kursusteamet har adgang til at hente oplysningerne ned fra Medlemssystemet. Fra bestyrelsens side hentes oplysningerne ned for at kunne sende deltageropkrævninger ud, da kursusøkonomien går via Fjeldgruppens kursuskonto. Fra kursusteamets side vil det typisk være kursusleder som henter en deltagerliste ned ifm. udsendelse af praktiske informationer op til kurset. Kursusleder kan dog vælge at uddelegere opgaven med at hente oplysninger ned til en anden instruktør i teamet.

 

På vores fjeldkurser vil deltagerne desuden blive bedt om at udfylde Fjeldgruppens Helbredserklæring. Oplysningerne indsamles af kursusteamet ifm. kurset, for at sikre at teamet kan tage de nødvendige forholdsregler ift. tidligere skader og kronisk sygdom. Oplysningerne indsamles på et skriftligt formular som kun læses af kursusleder og teamets samarit. Formularen opbevares af samaritten og destrueres umiddelbart efter kursets afslutning. I denne formular angives også kontaktoplysninger på pårørende.

 

Deltagerlisten gemmes af teamet i en Cloud-baseret løsning (Dropbox, Google Drive, OneDrive) som er oprettet specifikt til hvert kursus. Kun instruktører i kursusteamet vil have adgang til listen. Når kurset er overstået og teamet har haft sin evaluering vil deltagerlisten blive slettet.

 

Bestyrelsen sletter alle kontaktoplysninger efter et år, men beholder en oversigt med for- og efternavn på de personer som deltog på kurset. Bestyrelsen har valgt en GDPR-ansvarlig som løbende føre tilsyn med at disse principper bliver efterlevet. Dette sker bl.a i dialog med de enkelte Områdeansvarlige og ved officielle Fjeldgruppe-arrangementer (Instruktør-træf og Generalforsamlingen).

 

Instruktører

Bestyrelsen bestræber sig på at have et opdateret arkiv over aktive Fjeldgruppe-instruktører. Det består af navn, email og eventuelt telefonnummer. Oplysningerne indsamles typisk af kursusleder og overdrages til bestyrelsen. I enkelte tilfælde indsamles oplysningerne via online-formularer. Dette sker ifm. officielle Fjeldgruppe-arrangementer, hvor bestyrelsen har sendt en indbydelse med et tilmeldingslink. Kursusleder vil i den forbindelse blive opfordret til at videresende indbydelsen til resten af teamet, så både nye og gamle instruktører (med ny mailadresse) også får mulighed for at tilmelde sig. Det er typisk også i den forbindelse at bestyrelsen får opdateret kontaktoplysninger på aktive instruktører.

Fjeldgruppen definerer ”Aktive instruktører” som personer der indenfor det seneste år har bidraget aktivt til Fjeldgruppens arbejde. Dette inkluderer også bestyrelsesmedlemmer, depotforvalter og andre der yder en aktiv indsats for Fjeldgruppen.

Listen over aktive instruktører revideres årligt ifm. indkaldelse til Generelforsamlingen, som afholdes januar. Derudover vil bestyrelsen efter aftale gemme kontaktoplysninger på instruktører som ønsker at holde pause, men som gerne vil kontaktes af bestyrelsen igen ifm. arrangementer eller med henblik på at blive aktiv igen. En ikke længere aktiv instruktør kan til enhver tid bede om at blive slettet fra arkivet.

 

Yderligere personoplysninger vil kun blive indsamlet på team-niveau i den udstrækning det har et konkret formål. Det kan f.eks. være postadresse, Skype-ID og helbredsoplysninger.

 

Fjeldgruppen.dk © 2012 • Senest opdateret efteråret 2018