Persondatahåndtering i Fjeldgruppen

For kursusdeltagere

Kontaktoplysninger indsamles via Medlemssystemet ved tilmelding.

Følgende informationer indsamles:

• For- og efternavn
• Fødselsdato
• Postnummer
• Email
• Telefonnummer
• Kostparadigmer
• Fototilladelse (ja/nej)
• Tilladelser til at dele kontaktoplysninger (navn, e-mail, telefonnummer og postnummer) med øvrige kursusdeltagere bl.a. af hensyn til planlægning af samkørsel
• Korps
• Spejdergruppe

Fjeldgruppens bestyrelse og kursusteamet har adgang til at hente oplysningerne fra medlemssystemet. Fra bestyrelsens side hentes oplysningerne for at sende deltageropkrævninger ud, da kursusøkonomien går via Fjeldgruppens kursuskonto. Fra kursusteamets side vil det typisk være kursusleder, der henter deltagerlisten ifm. udsendelse af praktiske informationer op til kurset. Kursusleder kan dog vælge at uddelegere opgaven til en anden instruktør i kursets instruktørteam.

På Fjeldgruppens kurser bliver deltagerne bedt om at udfylde Fjeldgruppens helbredserklæring. Oplysningerne indsamles af sikkerhedsmæssige årsager, for at sikres at kursusteamet kan tage de nødvendige forholdsregler og hensyn til kursisternes tidligere skader og eventuelle kroniske sygdomme. Oplysningerne indsamles på en skriftlig formular, der kun læses af kursuslederen og instruktørteamets samarit. Formularen opbevares af samaritten og destrueres umiddelbart efter kursets afslutning. I formularen angives også kontaktoplysninger på pårørende.

Deltagerlisten gemmes af teamet i en Cloud-baseret løsning (Dropbox, Google Drive, OneDrive e.l.), der er oprettet specifikt til hvert kursus. Kun instruktører i kursusteamet vil have adgang til listen. Når kurset er overstået og teamet har haft sin evaluering slettes deltagerlisten.

Bestyrelsen sletter alle kontaktoplysninger efter et år, men beholder en oversigt med for- og efternavn på de personer som deltog på kurset. Bestyrelsen har valgt en GDPR-ansvarlig, der løbende fører tilsyn med at disse principper bliver efterlevet. Det sker bl.a. i dialog med de enkelte kursusledere og ved officielle Fjeldgruppe-arrangementer (Instruktør-træffet og Generalforsamlingen).

For Instruktører

Bestyrelsen bestræber sig på at have et opdateret arkiv over aktive Fjeldgruppe-instruktører. Det består af navn, email og telefonnummer. Oplysningerne indsamles typisk af kursusleder og overdrages til bestyrelsen, eller via online-formularer i forbindelse med tilmelding til Fjeldgruppes fællesarrangementer (ex. Instruktørtræffet og Generalforsamlingen). Kursuslederen opfordres i den forbindelse til at videresende indbydelsen til resten af teamet, så både nye og gamle instruktører (med ny mailadresse) også får mulighed for at tilmelde sig. Det er typisk også i den forbindelse at bestyrelsen får opdateret kontaktoplysninger på aktive instruktører.

Fjeldgruppen definerer aktive instruktører som personer, der indenfor det seneste år har bidraget aktivt til Fjeldgruppens arbejde. Det inkluderer bestyrelsesmedlemmer, depotforvalter, kursusinstruktører, og andre der yder en aktiv indsats for Fjeldgruppen.

Listen over aktive instruktører revideres årligt i forbindelse med indkaldelsen til Generelforsamlingen, der afholdes januar. Derudover vil bestyrelsen efter aftale gemme kontaktoplysninger på instruktører, som ønsker at holde pause fra det aktive arbejde i Fjeldgruppen, men som gerne vil kontaktes af bestyrelsen igen i forbindelse med arrangementer eller med henblik på igen at blive aktive instruktører. En ikke længere aktiv instruktør kan til enhver tid bede om at blive slettet fra arkivet.

Yderligere personoplysninger vil kun blive indsamlet på team-niveau i den udstrækning det har et konkret formål. Det kan f.eks. være postadresse, Skype-ID og helbredsoplysninger.